职场小贴士：职场中开会的学问

     参会类别：公司内部会议、对外营销会、客户培训会；

     参会装备：笔记本、笔记本电脑、笔和会议相关资料、名片、激光笔、无线翻页器等；

     开会场所：除公司、酒店外，还有咖啡厅；

     创意会议形式推荐：曾经在上海出差时，需要上海和北京的同事共同开会，于是两地同时打开PPT，当时用电话会议系统，将我在上海演讲的声音同时传达给北京那边。但我认为不见面的会议解决问题的效率不如见面的会议高，有时候也表达不清楚；

     会议时间管理：利用Outlook的会议通知，或者要求会议组织方提前发短信。

     客户培训会怎么开

     第一、明确开会的目的和对象。

     我面对的是奇艺网的广告主、正在开发的客户、广告公司的人，他们来自市场部或采购部，是涉及广告投放和营销合作的部门。

     开会前我会通过销售部门的同事从客户那里明确他们想知道的内容，一般会要一个提纲，然后准备相关的素材、做PPT。如果对方是较高级别的人，就不会讲过于细节的东西。一般会介绍一下视频行业的发展趋势、奇艺网的理念以及整个互联网行业的发展。

     第二、当听众三心二意怎么办？

     如果开会地点允许的话，我不会坐着讲。因为开会的人也坐着，各自对着各自的电脑，如果双方没有目光交流，听众很可能听一会儿就去做自己的事情或者发困。一般来讲，我会站在投影仪的边上讲PPT，让听众在看到PPT的同时也看到我，通过抑扬顿挫的声音和相互交流的面部表情来吸引听众的注意。

     在开会过程中加上一些互动，比如讲到发展历史、社会热点现象时，可以顺势提几个小问题，使听的人不至于睡着或者走神。

     当培训会的人数比较多的时候，演讲时不可能照顾到每一个人的表情，就要下意识地增加一些互动环节，比如有奖提问，给回答正确的人分发小礼品；也可以做一些比较风趣幽默的阐释，利用社会的热点问题做一些类比等，以此提高大家的收听兴趣。第三、需要注意的问题。

     一般我会尽量控制时间，预留10～20分钟时间给到QA环节，看大家有什么问题、意见和建议提出来。有的企业比较喜欢提问，而且问题也很尖锐，这些都能应付。最可怕的是讲完之后大家发愣，没有任何问题。可能是他们不能了解我讲的，或者他们不感兴趣， 或者我讲得不好。

     这时候我会跟相关同事沟通，看下一步还需要讲些什么，需不需要会后发书面资料给他们，或者将来准备内容的时候有什么需要注意的，为下次的培训积累经验。

     跨部门沟通会心得

     很多人会忽视跨部门沟通会，其实这块如果处理不好会影响整个公司的运营。跨部门沟通会从前期目标的明确到沟通效率到后期的执行力，都很重要。

     在开会前，要做好充分的准备，这种准备甚至比见客户更要充分。因为每一次的跨部门会议要讲的东西和要解决的问题都是不一样的。这种情况下，首先要有明确的目标，将待解决的问题全部列好。在开会之前将这些问题发出，让大家准备好解决预案，然后拿到会上讨论，就会比较有效率。

     问题有两种：一种是开放式问题，比如这是什么、该怎么办等等；另一种是封闭式问题，即抛出问题后给出几个选项，看各个部门之间对这几个选项的态度，然后选出最优方案。或者根据这几个选项引出另外一个解决问题的方式。我更倾向于抛出封闭式问题，让大家在会前事先准备好预案，就不会在会上扯得太远。

     在会议末尾，会议组织者再强调一下今天讲了什么，下一步的计划是什么，还需要解决什么问题，做哪些沟通的准备等等。每次会议之后做一个会议简报， 用电子邮件的方式发给参会的人。

     蒋美兰

     捷希女鞋集团中国区行销部副总经理

     开会频率：每天至少1～2次；每周有3个固定会议、2个专案会议；忙时，40%以上的时间都在开会；

     参会类别：主管会议、部门会议、专案会议、创意会议；

     参会装备：电脑、手机、创意参考资料；

     开会场所：公司大嗅议室、外面咖啡馆、旅馆、商场；

     创意会议形式推荐：团队所有成员在封闭式酒店开会，没有外界以及日常琐事的干扰，开会效率非常高；另外就是在卖场现场开会，能够与团队成员迅速及时地沟通，效果也非常不错；QQ群、MSN也是便捷有效的开会形式；

     会议时间管理：最简单的就是Outlook，可以提醒会议时间；其次还要了解与会者的行程安排，根据每个成员的日程安排确定会议时间，并设置时间提醒。

     专案会议怎么开

     捷希女鞋刚刚在北京举办了秋冬季新品发布会， 以这次大秀的专案会议为例：

     第一，开会之前，要明确开会的目的。这次大秀，我们从三个月前就已经开始策划准备，每一次的会议都有不同的目的，通过每次的会议来推进专案的进程。

     第二，需要对会议流程、参会人员有足够清晰的了解，并且准备会议所需道具、档案等一系列东西。自开始策划大秀以来，专案会议可能每周都需要开， 会议流程如下：

     1)回顾上周的会议记录；

     2)确定当周的进度；

     3)确定各部门、协力厂商工作现状；

     4)确定需要各部门协调事宜；

     5)讨论决定下一步需要做的事情，并且分工落实到人。

     第三，为了保证会议高质高效地完成，需要注意以下几点：

     1)事先说明预期产出，做好流程及时间分配并严格执行；

     2)确定每个伙伴都会到达现场；

     3)确定所有与会需要的素材都完整出现；

     4)确定下一目标及未来的日程表安排。

     第四，会议结束后，需要检查会议记录，随时确定下一步安排好的工作正常进行。

     第五，一般情况下，开会如果超过9 0分钟，人心其实已经涣散了，会议品质就极差，因此，控制会议的时间也是会议召集者需要注意的一个问题。

     会议沟通心得

     我们有一种特殊的会议形式，即“绿灯会议”， 这是我们的创意发散会议。在这样的会议上，参会成员可以针对自己的品牌自由发言，但任何人不可以先提困难。

     另外，有时候会上有的人不爱发言、比较拘谨， 或者有新的同事加入，对新环境不够了解，不敢发言。这时，上司的鼓励和赞扬就显得非常重要。要鼓励他们多发言，并且赞美他们的点子，增加他们的自信。还有一种比较好用的方法，就是指派实际的工作给这样的人，让他们对相应工作产生责任感，这样便能调动起他们的积极性。

      那么，如何与老板或者客户沟通？其实很简单， 那就是站在他们的立场上想问题，事先想好他可能发问的内容、想好他可能担心的问题、听从你的建议后他们可以得到什么。站在对方的位置解决好这些问题后，说服他们当然也就不成问题了。